Governance-Regeln: Namenskonventionen automatisch durchsetzen

Mit Governance-Regeln in bexioLink stellen Sie sicher, dass alle Teams-Workspaces nach einheitlichen Namenskonventionen benannt werden. Automatisch und ohne Mehraufwand.

Warum Namenskonventionen wichtig sind

In einem Microsoft 365 Tenant mit vielen Teams wird die Übersicht schnell zur Herausforderung. Teams mit Namen wie «Projekt XY», «Test», «Meeting» oder «Neues Team» erschweren die Navigation und machen eine geordnete Verwaltung unmöglich.

Namenskonventionen definieren

bexioLink ermöglicht die Definition von Namenskonventionen, die automatisch auf alle neuen Workspaces angewendet werden. Typische Konventionen sind:

• Prefix: PRJ- für Projekte, INT- für interne Teams
• Projektnummer aus bexio: automatisch eingefügt
• Kundenname: optional aus bexio-Stammdaten
• Projektname: der Projektname aus bexio

Beispiel einer Namenskonvention

Format: PRJ-{Projektnummer}-{Projektname}

Ergebnis: PRJ-2025-001-Website Redesign

Nicht-blockierende Governance

bexioLink setzt auf nicht-blockierende Governance. Das bedeutet: Wenn ein Workspace erstellt wird, der nicht den definierten Regeln entspricht, wird der Prozess nicht blockiert. Stattdessen wird eine Warnbenachrichtigung an die verantwortliche Person gesendet.

Vorteile des nicht-blockierenden Ansatzes

• Keine Unterbrechung des Arbeitsablaufs
• Transparenz über Regelverstösse
• Möglichkeit zur nachträglichen Korrektur
• Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

Weitere Governance-Regeln

Neben Namenskonventionen können in bexioLink weitere Governance-Regeln definiert werden:

• Maximale Anzahl Mitglieder pro Workspace
• Pflichtkanäle, die in jedem Workspace vorhanden sein müssen
• Ablaufdatum für Gastzugriffe
• Archivierungsregeln für abgeschlossene Projekte

So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Microsoft 365 Tenant – ohne Ihre Mitarbeitenden einzuschränken.