Microsoft Teams als Projektzentrale: Mehr als nur Chat

Microsoft Teams wird in vielen Unternehmen nur für Chat und Videocalls genutzt. Doch Teams kann viel mehr: als zentrale Projektzentrale vereint es Kommunikation, Dokumente und Aufgaben an einem Ort.

Teams ist mehr als ein Messenger

In den meisten Schweizer KMU wird Microsoft Teams primär für Chat-Nachrichten und Videokonferenzen genutzt. Doch das Potenzial von Teams geht weit darüber hinaus. Richtig eingesetzt, wird Teams zur zentralen Projektzentrale, in der alle relevanten Informationen zusammenlaufen.

Die vier Säulen der Projektzentrale

1. Kommunikation

Teams bietet strukturierte Kommunikation über Kanäle. Statt unübersichtlicher E-Mail-Verläufe können Diskussionen thematisch in dedizierten Kanälen geführt werden. Jedes Projektmitglied sieht sofort, welche Themen relevant sind.

2. Dokumentenmanagement

Jeder Teams-Kanal verfügt über eine eigene SharePoint-Dokumentenbibliothek. Projektdokumente können direkt in Teams bearbeitet, versioniert und geteilt werden – ohne den Umweg über E-Mail-Anhänge.

3. Aufgabenverwaltung

Mit Microsoft Planner, direkt in Teams integriert, können Aufgaben erstellt, zugewiesen und nachverfolgt werden. Buckets strukturieren die Aufgaben nach Phasen oder Kategorien.

4. Integration

Durch die Integration mit bexio fliessen Projektdaten automatisch in Teams ein. Stammdaten wie Projektname, Kunde und Teammitglieder sind immer aktuell und müssen nicht manuell gepflegt werden.

Voraussetzung: Die richtige Struktur

Damit Teams als Projektzentrale funktioniert, braucht es eine durchdachte Struktur. Einheitliche Vorlagen für Teams-Workspaces, standardisierte Kanäle und definierte Ordnerstrukturen sind der Schlüssel zum Erfolg.

Mit bexioLink erstellen Sie diese Strukturen automatisch. Jedes neue bexio-Projekt erhält einen einheitlichen Workspace mit vordefinierten Kanälen, Ordnern und Planner-Boards – ohne manuellen Aufwand.