Automatische Teams-Erstellung bei neuem bexio-Projekt

Sobald ein neues Projekt in bexio erfasst wird, erstellt bexioLink automatisch den passenden Teams-Workspace. Erfahren Sie, wie dieser Automatismus funktioniert und konfiguriert wird.

Das Problem: Manuelle Workspace-Erstellung

In vielen KMU läuft die Erstellung eines Teams-Workspace nach dem gleichen Muster ab: Ein Mitarbeitender bemerkt, dass ein neues Projekt in bexio existiert, öffnet Microsoft Teams, erstellt manuell ein neues Team, legt Kanäle an und fügt Mitglieder hinzu. Dieser Prozess dauert etwa 15 Minuten und ist fehleranfällig.

Die Lösung: Automatische Erstellung

bexioLink überwacht die bexio API auf neue Projekte. Sobald ein neues Projekt erkannt wird, startet automatisch der Erstellungsprozess:

• Ein neues Team wird in Microsoft 365 erstellt
• Der Teamname wird nach der konfigurierten Namenskonvention vergeben
• Kanäle werden gemäss der zugewiesenen Vorlage angelegt
• Die SharePoint-Ordnerstruktur wird automatisch erstellt
• Teammitglieder aus bexio werden als Mitglieder hinzugefügt

Konfiguration

Synchronisationsintervall

Sie können festlegen, wie oft bexioLink nach neuen Projekten sucht. Standardmässig erfolgt die Prüfung alle 15 Minuten. Das Intervall kann zwischen 5 Minuten und 24 Stunden konfiguriert werden.

Vorlagenzuweisung

Über Zuweisungsregeln definieren Sie, welche Vorlage für welchen Projekttyp verwendet wird. So erhält ein Bauprojekt eine andere Workspace-Struktur als ein Beratungsprojekt.

Manuelle Steuerung

Sie behalten jederzeit die Kontrolle. In der bexioLink-App können Sie die automatische Erstellung für einzelne Projekte pausieren, manuell auslösen oder rückgängig machen.

Ergebnis

Nach der Einrichtung wird jedes neue bexio-Projekt automatisch mit einem vollständig konfigurierten Microsoft Teams Workspace verknüpft. Ihre Mitarbeitenden können sofort mit der Projektarbeit beginnen, ohne sich um die technische Einrichtung kümmern zu müssen.