Projektdokumente automatisch in SharePoint organisieren

Eine klare Dokumentenablage ist entscheidend für erfolgreiche Projekte. bexioLink erstellt automatisch die richtige Ordnerstruktur in SharePoint für jedes neue Projekt.

Das Dokumentenchaos vermeiden

In vielen Projekten landen Dokumente an den verschiedensten Orten: im persönlichen OneDrive, als E-Mail-Anhang, im Download-Ordner oder in einem beliebig benannten SharePoint-Ordner. Das Ergebnis ist ein Dokumentenchaos, das wertvolle Arbeitszeit kostet.

Automatische Ordnerstrukturen

bexioLink erstellt für jedes neue bexio-Projekt automatisch eine vordefinierte Ordnerstruktur in SharePoint. Die Struktur wird aus der zugewiesenen Vorlage übernommen und kann folgende Elemente enthalten:

• Hauptordner pro Projektphase (z.B. Planung, Durchführung, Abschluss)
• Unterordner für spezifische Dokumenttypen (z.B. Verträge, Protokolle, Berichte)
• Nummerierte Ordner für konsistente Sortierung
• Ordner pro Teams-Kanal für kanalspezifische Dokumente

Integration mit Teams

Da jeder Teams-Kanal automatisch eine SharePoint-Dokumentenbibliothek erhält, sind die Ordnerstrukturen direkt in Teams sichtbar. Mitarbeitende können Dokumente in der vertrauten Teams-Oberfläche ablegen, während sie in SharePoint strukturiert gespeichert werden.

Vorteile der automatischen Organisation

• Sofort einsatzbereite Ordnerstruktur bei Projektstart
• Einheitliche Struktur über alle Projekte hinweg
• Keine manuelle Erstellung notwendig
• Einfache Navigation für alle Teammitglieder

Praxisbeispiel

Ein Architekturbüro erstellt monatlich fünf neue Projekte. Jedes Projekt benötigt die gleiche Ordnerstruktur mit Plänen, Korrespondenz, Bewilligungen und Bautagebuch. Mit bexioLink wird diese Struktur automatisch bei jedem neuen bexio-Projekt angelegt. Die Architekten können sofort mit der Dokumentenablage beginnen und finden Dateien immer am gleichen Ort.