Automatisierung im KMU: Wie digitale Prozesse Zeit sparen

Automatisierung ist kein Thema nur für Grossunternehmen. Auch KMU können mit einfachen digitalen Prozessen erheblich Zeit sparen. Erfahren Sie, wo das grösste Potenzial liegt.

Automatisierung beginnt im Kleinen

Viele Schweizer KMU unterschätzen das Potenzial der Automatisierung. Dabei geht es nicht um komplexe Roboter oder künstliche Intelligenz, sondern um einfache, wiederkehrende Prozesse, die digitalisiert werden können.

Ein typisches Beispiel: Jedes Mal, wenn ein neues Projekt in bexio erfasst wird, müssen manuell ein Teams-Workspace erstellt, Kanäle angelegt, Ordnerstrukturen aufgebaut und Berechtigungen vergeben werden. Das kostet pro Projekt etwa 15 Minuten.

Rechnung der Zeitersparnis

Bei einem KMU mit 50 neuen Projekten pro Jahr ergibt sich folgende Rechnung:

• 50 Projekte x 15 Minuten = 750 Minuten = 12,5 Stunden pro Jahr
• Bei einem internen Stundensatz von CHF 120 entspricht das CHF 1'500 pro Jahr
• Hinzu kommen indirekte Kosten durch Fehler, Inkonsistenzen und Suchzeiten

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Workspace-Erstellung

Die automatische Erstellung von Teams- und SharePoint-Workspaces basierend auf bexio-Projektdaten ist der naheliegendste Automatisierungsschritt. Vorlagen sorgen für einheitliche Strukturen.

Berechtigungsverwaltung

Wenn Teammitglieder in bexio einem Projekt zugeordnet werden, können die Berechtigungen automatisch in Microsoft 365 synchronisiert werden.

Synchronisation

Projektstatus, Teammitglieder und weitere Stammdaten können automatisch zwischen bexio und Microsoft 365 abgeglichen werden, sodass beide Systeme immer aktuell sind.

Der erste Schritt

Der Einstieg in die Automatisierung ist einfacher als gedacht. Mit bexioLink können Sie in wenigen Minuten die Verbindung zwischen bexio und Microsoft 365 herstellen und sofort von automatisierten Prozessen profitieren.