Die grössten Herausforderungen bei der Projektverwaltung ohne Integration

Projekte ohne integrierte Tools zu verwalten bedeutet Doppelarbeit, Informationsverlust und ineffiziente Prozesse. Wir zeigen die häufigsten Herausforderungen und wie Sie diese überwinden können.

Projektverwaltung im Alltag

Die Projektverwaltung in einem KMU ist anspruchsvoll. Zwischen Kundenkommunikation, internen Abstimmungen und der Dokumentation fallen zahlreiche administrative Aufgaben an. Wenn dabei bexio und Microsoft 365 nicht miteinander verbunden sind, entstehen erhebliche Reibungsverluste.

Die fünf grössten Herausforderungen

1. Manuelle Workspace-Erstellung

Für jedes neue Projekt muss ein Teams-Kanal oder eine SharePoint-Site manuell erstellt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu inkonsistenten Strukturen. Jeder Mitarbeitende erstellt Workspaces nach eigenem Gutdünken.

2. Uneinheitliche Ordnerstrukturen

Ohne Vorlagen sieht die Ordnerstruktur in jedem Projekt anders aus. Das erschwert die Navigation und das Auffinden von Dokumenten erheblich. Neue Teammitglieder müssen sich jedes Mal neu orientieren.

3. Fehlerhafte Berechtigungen

Die manuelle Vergabe von Zugriffsrechten ist fehleranfällig. Entweder haben zu viele Personen Zugriff auf vertrauliche Projektdaten, oder wichtige Teammitglieder werden vergessen.

4. Fehlende Governance

Ohne automatisierte Governance-Regeln entstehen Teams mit kryptischen Namen, verwaiste Kanäle und ungepflegte Workspaces. Das Microsoft 365 Tenant wird unübersichtlich und schwer zu verwalten.

5. Informationssilos

Projektdaten in bexio und Dokumente in SharePoint leben in getrennten Welten. Mitarbeitende müssen ständig zwischen Systemen wechseln, um den vollständigen Überblick zu erhalten.

Der Weg zur Lösung

All diese Herausforderungen lassen sich durch eine automatisierte Integration zwischen bexio und Microsoft 365 lösen. Mit Vorlagen, automatischer Workspace-Erstellung und Governance-Regeln wird die Projektverwaltung standardisiert und vereinfacht.

Das Ergebnis: Mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit und weniger administrative Aufwände.