Gastzugang verwalten: Externe Partner sicher einbinden

Externe Partner brauchen oft Zugriff auf Projektdaten in Teams. bexioLink ermöglicht die sichere Verwaltung von Gastzugängen mit klaren Regeln und zeitlichen Begrenzungen.

Externe Zusammenarbeit im Projektalltag

In vielen Projekten arbeiten nicht nur interne Mitarbeitende, sondern auch externe Partner, Berater oder Kunden mit. Diese benötigen Zugriff auf bestimmte Projektdokumente und Kommunikationskanäle in Microsoft Teams.

Herausforderungen beim Gastzugriff

Die Verwaltung externer Zugänge birgt Risiken:

• Sicherheit: Externe erhalten möglicherweise zu weitreichende Zugriffsrechte
• Kontrolle: Ohne zentrale Verwaltung verliert man den Überblick über aktive Gastzugänge
• Compliance: Das Schweizer Datenschutzgesetz stellt Anforderungen an den Umgang mit externen Zugriffen
• Aufräumen: Nach Projektende bleiben Gastzugänge oft bestehen

Gastzugriff mit bexioLink verwalten

Vorlagenbasierte Steuerung

In jeder Vorlage können Sie festlegen, ob und wie Gastzugriffe erlaubt sind:

• Gastzugriff erlaubt oder nicht erlaubt
• Welche Kanäle für Gäste sichtbar sind
• Welche Berechtigungen Gäste erhalten

Automatische Einladung

Wenn ein externer Kontakt in bexio einem Projekt zugeordnet wird und die Vorlage Gastzugriff erlaubt, kann bexioLink automatisch eine Gasteinladung an die hinterlegte E-Mail-Adresse senden.

Zeitliche Begrenzung

Gastzugänge können mit einem Ablaufdatum versehen werden. Nach Ablauf wird der Zugriff automatisch entfernt. So stellen Sie sicher, dass keine verwaisten Gastzugänge in Ihrem Tenant verbleiben.

Governance für Gastzugänge

bexioLink unterstützt spezifische Governance-Regeln für Gastzugänge:

• Maximale Anzahl Gäste pro Workspace
• Pflicht zur Genehmigung durch einen Projektverantwortlichen
• Automatische Benachrichtigung bei neuen Gastzugängen
• Regelmässige Überprüfung aktiver Gastzugänge

So behalten Sie die volle Kontrolle über externe Zugriffe und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen an Datenschutz und Compliance.