Governance und Compliance in Microsoft 365 für KMU

Governance in Microsoft 365 ist auch für KMU relevant. Erfahren Sie, wie Sie mit einfachen Regeln Ordnung in Ihren Microsoft 365 Tenant bringen und Compliance-Anforderungen erfüllen.

Warum Governance auch für KMU wichtig ist

Governance in Microsoft 365 wird häufig als Thema für Grossunternehmen wahrgenommen. Doch auch in kleinen und mittleren Unternehmen wächst die Anzahl der Teams, SharePoint-Sites und Dateien stetig. Ohne klare Regeln wird der Tenant schnell unübersichtlich.

Typische Governance-Probleme in KMU

• Teams werden mit kryptischen oder inkonsistenten Namen erstellt
• Verwaiste Teams und Kanäle bleiben nach Projektende bestehen
• Gastbenutzer haben unbegrenzten Zugriff auf Projektdaten
• Keine einheitliche Struktur für Projektdokumente
• Fehlende Übersicht über aktive und inaktive Workspaces

Einfache Governance-Regeln

Namenskonventionen

Definieren Sie ein einheitliches Benennungsschema für Teams und Kanäle. Zum Beispiel: «PRJ-[Projektnummer]-[Kurzname]». So lassen sich Projekte schnell identifizieren und sortieren.

Lifecycle Management

Legen Sie fest, was mit einem Workspace passiert, wenn das zugehörige Projekt in bexio abgeschlossen wird. Automatisches Archivieren oder Sperren verhindert, dass veraltete Workspaces den Tenant belasten.

Gastzugriff kontrollieren

Externe Partner benötigen oft temporären Zugriff auf Projektdaten. Definieren Sie klare Regeln, wer Gäste einladen darf und wie lange der Zugriff bestehen bleibt.

Compliance und Datenschutz

Schweizer KMU unterliegen dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie gegebenenfalls der DSGVO. Eine strukturierte Governance hilft dabei, die Anforderungen zu erfüllen:

• Klare Zugriffskontrollen schützen sensible Daten
• Nachvollziehbare Strukturen erleichtern Audits
• Automatisierte Regeln minimieren menschliche Fehler

bexioLink unterstützt Sie mit nicht-blockierenden Governance-Regeln und automatischen Warnbenachrichtigungen bei Regelverstössen.