Von der Offerte zum Workspace: Der komplette Projektlebenszyklus

Vom ersten bexio-Projekt bis zum archivierten Workspace: bexioLink begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Projekts automatisch. Erfahren Sie, wie der Prozess von Anfang bis Ende funktioniert.

bexioLink Team – 2025-08-22 – 5 Min.

Der Projektlebenszyklus

Jedes Projekt durchläuft verschiedene Phasen: von der Erfassung in bexio über die aktive Bearbeitung bis zum Abschluss und der Archivierung. bexioLink begleitet diesen gesamten Lebenszyklus automatisch und sorgt dafür, dass die Microsoft 365 Umgebung immer zum aktuellen Projektstatus passt.

Phase 1: Projekterfassung

Alles beginnt mit der Erfassung eines neuen Projekts in bexio. Sobald das Projekt angelegt wird, erkennt bexioLink dies automatisch und startet den Workspace-Erstellungsprozess.

  • Automatische Vorlage wird zugewiesen (basierend auf Projekttyp oder Regeln)
  • Teams-Workspace wird erstellt mit allen Kanälen und Ordnern
  • Planner-Boards werden angelegt
  • Teammitglieder werden eingeladen

Phase 2: Aktive Projektarbeit

Während der Projektarbeit hält bexioLink alles synchron:

  • Neue Teammitglieder werden automatisch hinzugefügt
  • Projektdaten werden regelmässig aktualisiert
  • Governance-Regeln werden kontinuierlich überwacht
  • Alle Änderungen werden im Aktivitätslog protokolliert

Phase 3: Projektabschluss

Wenn ein Projekt in bexio als abgeschlossen markiert wird, kann bexioLink automatisch folgende Aktionen auslösen:

  • Workspace wird als «schreibgeschützt» markiert
  • Mitglieder werden benachrichtigt, dass das Projekt abgeschlossen ist
  • Gastzugänge werden entfernt
  • Archivierungsprozess wird eingeleitet

Phase 4: Archivierung

Nach einer konfigurierbaren Frist nach dem Projektabschluss wird der Workspace archiviert. Die Daten bleiben erhalten, aber der Workspace erscheint nicht mehr in der aktiven Übersicht. So bleibt der Microsoft 365 Tenant aufgeräumt und übersichtlich.

Fazit

Der vollständige Projektlebenszyklus – von der Erstellung bis zur Archivierung – wird durch bexioLink automatisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Konsistenz und Governance über den gesamten Prozess hinweg.