SharePoint und Teams: Die richtige Struktur für Projektdokumente

Eine durchdachte Dokumentenstruktur in SharePoint und Teams ist die Grundlage für effiziente Projektarbeit. Wir zeigen bewährte Strukturen und wie Sie diese automatisch umsetzen.

Warum Struktur entscheidend ist

In Microsoft Teams und SharePoint entstehen täglich neue Dokumente. Ohne eine klare Struktur wird das Auffinden von Dateien schnell zur Herausforderung. Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit mit Suchen statt mit produktiver Arbeit.

Bewährte Ordnerstrukturen

Grundstruktur für Projekte

Eine bewährte Ordnerstruktur für Projekte umfasst folgende Hauptordner:

• 01_Administration – Verträge, Offerten, Korrespondenz
• 02_Planung – Projektpläne, Terminpläne, Meilensteine
• 03_Durchführung – Arbeitsdokumente, Protokolle, Berichte
• 04_Qualität – Reviews, Tests, Abnahmeprotokolle
• 05_Abschluss – Schlussbericht, Lessons Learned, Archiv

Kanäle in Teams

Teams-Kanäle sollten die Projektphasen oder Arbeitsbereiche widerspiegeln. Typische Kanäle sind:

• Allgemein – Für teamweite Kommunikation
• Planung – Für Projektplanung und Termine
• Dokumente – Für die zentrale Dokumentenverwaltung
• Kunden – Für kundenbezogene Kommunikation

Automatisierung der Struktur

Die manuelle Erstellung dieser Strukturen für jedes Projekt ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit Vorlagen in bexioLink definieren Sie die Struktur einmal und wenden sie automatisch auf jedes neue Projekt an.

Vorlagen konfigurieren

In bexioLink können Sie Vorlagen mit folgenden Elementen definieren:

• Teams-Kanäle mit Namen und Beschreibungen
• SharePoint-Ordnerstrukturen pro Kanal
• Planner-Boards mit vordefinierten Buckets
• Berechtigungseinstellungen pro Vorlage

So stellen Sie sicher, dass jedes Projekt die gleiche, bewährte Struktur erhält – automatisch und fehlerfrei.